الارتباط التنظيمي:
يرتبط بوكيل الوزارة للتعليم.
الهدف العام:
تقديم الخدمات الإدارية والعلاقات العامة والسكرتارية والاستشارة العلمية والفنية لوكيل التعليم, في ظل بيئة عمل منظمة وفعالة.
المهام:
-
استقبال جميع الخطابات الواردة للوكيل ومراجعتها وعرضها على الوكيل, وإحالة الأوراق التي لا يستدعي عرضها على الوكيل للوحدات المختصة.
-
إعداد الإجابات حسب توجيهات الوكيل فيما يتعلق بالأمور العاجلة والسرية ومتابعة تصديرها بعد توقيعها من الوكيل.
-
إعداد ملخصات للمكاتبات المهمة والتقارير والحصول على المعلومات المتعلقة بها قبل عرضها على الوكيل.
-
القيام بالدراسات وتوفير المعلومات والبيانات, وتقديم المشورة والدعم العلمي والفني المتخصص للوكيل.
-
استقبال جميع المكالمات الهاتفية الخاصة بالوكيل ومعالجتها, واستقبال المراجعين وتوجيههم للجهات ذات العلاقة.
-
ترتيب مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات وتنظيم المقابلات الخاصة بالوكيل.
-
تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالمكتب وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بيسر وسهولة.
-
متابعة تأمين طلبات المكتب من المستلزمات المكتبية, وتقدير احتياجه من القوى البشرية, وتدريبهم بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
-
الإشراف على الموظفين والمستخدمين العاملين في مكتب الوكيل وإعداد تقارير الأداء الوظيفي عنهم.
-
أي مهام أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه من قبل صاحب الصلاحية.