قامت وزارة التعليم - التعليم الجامعي في المملكة العربية السعودية بتحديد المعايير والضوابط والأسس التي تبنى عليها العلاقة بين وزارة التعليم - التعليم الجامعي والجامعات والكليات الأهلية في المملكة العربية السعودية والتي اتبعت في أساسها التوجه العلمي السليم من حيث تطبيق وظائف الإدارة العلمية في الجزء المهم من هذه العلاقة، ويمكن تحديد الأسس الرئيسية لهذه العلاقة في النقاط التالية:

1. التخطيط المشترك: والتخطيط هنا يمر بمرحلتين هما:

المرحلة الأولى: وهي المرحلة المبدئية لمشروع الجامعة أو الكلية الأهلية بحيث يكون هناك تصور واضح لأهداف الجامعة أو الكلية ومدى مساهمتها في التنمية في المملكة العربية السعودية من خلال التخصصات التي تحتاجها التنمية بالإضافة إلى وجود طلب على هذه التخصصات بحيث لا تواجه الجامعة أو الكلية الأهلية مشاكل في المستقبل، ويتم ذلك من خلال تقييم دراسة الجدوى الاقتصادية المقدمة من طالبي إنشاء الجامعة أو الكلية الأهلية من قبل متخصصين قبل إعطاء الترخيص المبدئي.

المرحلة الثانية: وهي التخطيط أثناء عمل الجامعة أو الكلية وذلك من خلال تشكيل مجلس للأمناء في الكلية مكون من:

- خمسة أعضاء من المؤسسين أو من يرشحهم المؤسسون للجامعة أو للكلية الأهلية.

- ممثل أكاديمي يرشح من وزارة التعليم.

- ممثل من أعضاء هيئة التدريس المتخصصين في الجامعات السعودية يتم ترشيحهم من قبل وزير التعليم.​

والهدف من تشكل مجلس الأمناء هو تكوين فريق عمل مكون من مزيج من المستثمرين ومن خبراء أكاديميين وذلك من أجل تطوير الكلية من الناحية الأكاديمية بشكل مستمر، وكذلك من أجل مشاركة المستثمرين في القرارات الاستراتيجية التي تهم الكلية مثل التوسع في عدد الطلاب، في التخصصات، في البحث العلمي، في اختيار أعضاء هيئة التدريس وأخيراً كيفية تمويل هذا التوسع.

2. التنظيم المشترك:

تقوم وزارة التعليم - التعليم الجامعي بوضع الأسس اللازمة من أجل وضع العلاقة بينها وبين الجامعات والكليات الأهلية تحت منظور تنظيمي متعارف عليه من قبل الطرفين بحيث يساعد على انسيابية المعلومات بين الوزارة والجامعات والكليات الأهلية وذلك من خلال التالي:

وجود لجنة الاعتماد العام في الوزارة تقوم بتقييم الكلية من منظور مدى مطابقة المتوفر في الكلية لمعايير الاعتماد العام وتوجيه الكلية لاستكمال النواقص من أجل المحافظة على سمعة الكلية والتعليم الجامعي في المملكة.

تقوم الوزارة بتقييم الخطة الدراسية لكل تخصص من خلال:

-إرسال الخطة الدراسية إلى إحدى الجامعات الحكومية المعتمدة أو معاهد البحوث والاستشارات المعتمدة لتقييم الخطة الدراسية.

- تتم الموافقة النهائية على الخطط الدراسية من قبل اللجنة العامة للترخيص والاعتماد.

3. الرقابة المشتركة: وتتم بطريقتين هما:

- الرقابة الذاتية: والتي يكون مصدرها الجامعة أو الكلية الأهلية وذلك من خلال التقارير الواردة من الجامعة أو الكلية والتي تم تحديدها مسبقاً سواء تقارير أكاديمية أو مالية أو إدارية أو التقارير التي تطلبها الوزارة.

- الرقابة الميدانية: وذلك من خلال لجان متخصصة تقوم بزيارات دورية متفق عليها بين الوزارة والجامعة والكلية الأهلية والهدف منها هو تقييم العلاقة بين الطلاب وأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم والإداريين وذلك من أجل معرفة مدى الرضا الأكاديمي والرضا النفسي لجميع الأطراف والتي تعتبر ضرورة لنجاح هذه الجامعة أو الكلية وهذا ما يحقق لوزارة التعليم - التعليم الجامعي والجامعات والكليات الأهلية:

- استمرارية الجامعات و الكليات الأهلية في العمل.

- تحقيق عائد جيد يساعد الكلية على التوسع في مجالات البحث العلمي وتطوير البرامج الكوادر الأكاديمية والفنية والإدارية.

- تحقيق أهداف خطة التنمية وذلك من خلال تأهيل خريجين مطلوبين في سوق العمل.

​​​​