إدارة متابعة المبتعثين

خدمات الطلاب التي تشرف عليها الإدارة

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​تختص إدارة متابعة المبتعثين بمتابعة الطالب دراسياً منذ صدور قرار ابتعاثه وحتى الانتهاء من البعثة، ويشمل ذلك طلبات متعددة ومنها:

 تمديد فترة دراسة اللغة

يمكن للطالب تمديد فترة اللغة وفقاً للضوابط التالية​:

  1. ​​أن يكون الطالب موجوداً في مقر البعثة.​

  2. أن لا يزيد إجمالي الفترة التي صرف فيها على الطالب لدراسة اللغة أكثر من سنة.

  3. أن لا يكون لدى الملحقية أي ملاحظات على المعهد المراد استمراره الطالب  فيه لدراسة اللغة.

  4. أن يكون الطالب منتظم في الدراسة والحضور وأن لا يكون لديه  تدني في المستوى الدراسي أو انخفاض ملحوظ في نسبة الحضور أو أي ملاحظات  أكاديمية أو سلوكية.

  5. أن لا يكون لديه إنذارات دراسية.

  6. أن يكون الطالب قد أخذ أحد الاختبارات المعيارية للغة وإرفاق الدرجة.

  7. تأييد الملحقية استمراره في دراسة اللغة.​​​

 تعديل تاريخ نهاية البعثة

​​​يمكن تعديل نهاية بعثة الطالب وفقاً للضوابط التالية:

  1. ​أن يكون لدى الطالب فترة تمديد​ لمرحلة اللغة بموافقة رسمية، أو أوقف الصرف عليه بسبب غير أكاديمي ولم تضاف له تلك المدة إلى تاريخ نهاية بعثته.
  2. تعدل نهاية البعثة في البلدان التي تدرس باللغة الإنجليزية أو لغة غير العربية بحيث لا يتجاوز الفترة المحددة للمرحلة وفقاً لما يلي:​
    • ​​​مرحلة البكالوريوس (سنة لغة + أربع سنوات للدراسة الأكاديمية) غالباً إلا في الحالتين التاليتين:
        • ​إذا كانت مدة البكالوريوس 3 سنوات فيمنح ثلاث سنوات للدراسة الأكاديمية.
        • في حال تقديم الطالب لخطاب من الجامعة يوضح بأن مدة البرنامج خمس سنوات لجميع الطلاب المحليين والدوليين فيمنح الطالب خمس سنوات للدراسة الأكاديمية.
    • مرحلة الماجستير (سنة لغة + سنتين للدراسة الأكاديمية) غالباً عدا بعض الدول التي تكون مدة برنامج الماجستير فيها سنة واحدة أو أقل، مع مراعاة الفترة الممنوحة للمقررات التكميلية أو البرامج التأهيلية لمرحلة الماجستير في حال (كان برنامج الماجستير سنة أو أقل) على ألاّ تتجاوز فترة الدراسة الأكاديمية سنتين.
    • مرحلة الدكتوراه (سنة لغة + ثلاث سنوات للدراسة الأكاديمية).
  3. يضاف للفترة النظامية للبعثة فترة التمديد في مرحلة اللغة إذا تمت الموافقة الرسمية عليها. كما يضاف لها فترات التأجيل أو إيقاف الصرف إن وجدت وكانت بعذر مقبول (مثل إيقاف الصرف الناتج عن الانتقال من دولة إلى أخرى).
  4. الطالب الذي يتم إلحاقه في أي مرحلة أكاديمية وقد بدأ الدراسة الأكاديمية فيمنح المدة المتبقية له عند إلحاقه بناءً على عدد الساعات المتبقية له ولا يعتد بالفترة التي قضاها فالعبرة بعدد الساعات أو السنوات التي أنجزها ويمنح المدة التي تمكنه من إنهاء الساعات أو السنوات المتبقية على ألا يتجاوز تاريخ تخرجه المتوقع.​

 تأجيل البعثة

يمكن للطالب تأجيل البعثة وفقاً للضوابط التالية:
1. أن يكون مستوى الطالب الدراسي وحضوره جيدين، ولا يوجد لديه مخالفة لأنظمة الابتعاث.
2. أن لا يكون التأجيل لمرحلة اللغة، ويستثنى من ذلك من كان لديه ظروف قاهرة تستوجب ذلك بعد تقديم الوثائق اللازمة ودراسته من قبل الجهة المختصة  بهذا الموضوع.
3. أن لا تتجاوز مدة التأجيل فصل دراسي واحد، أو ستة أشهر في حالات استثنائية.
4. موافقة الجامعة على التأجيل في حال كان الطالب في المرحلة الأكاديمية.
5. يجب أن تتفق بداية التأجيل مع تاريخ إيقاف الصرف، ويراعى أن  تتفق نهاية التأجيل مع بداية الفصل التالي. وإذا كان التأجيل يخص فترة سابقة فيجب أن تكون فترة التأجيل المطلوبة تتوافق مع تاريخ إيقاف وإعادة الصرف على الطالب.
6. تأييد الملحقية لطلب الطالب.​

 العودة من التأجيل

يمكن للطالب قطع التأجيل والعودة للدراسة وفقاً للضوابط التالية:
1. حصول الطالب على موافقة من  المعهد أو الجامعة لاستئناف الدراسة بموجب مستند نظامي يثبت ذلك.
2. تقديم الطالب/ــة ما يفيد بانتهاء أسباب التأجيل  مثل انتهاء علاج الطالب مع إرفاق الوثائق الداعمة لطلبه.​

 تغيير الجامعة

يمكن للطالب تغيير الجامعة وفقاً للضوابط التالية:
1. أن  لا يكون تغيير الجامعة بسبب تدني المستوى الدراسي أو الفصل من الجامعة أو مخالفات قانونية أو سلوكية.
2. أن  تكون الجامعة المطلوب التغيير إليها من الجامعات الموصى بها من قبل الوزارة وغير موقفة بسبب التكدس.
3. أن لا يكون الطالب قد سبق له تغيير الجامعة.
4. ألا ينتقل الطالب إلى الجامعة قبل صدور الموافقة الرسمية على الانتقال إليها.
5. إرفاق قبول أكاديمي في التخصص المبتعث لدراسته أو الموافق له على إليه موضحاً فيه تاريخ بداية الدراسة ومدتها وعدد الساعات التي تم احتسابها إن كان قد انتظم بالدراسة الأكاديمية في جامعاته السابقة والتاريخ المتوقع للتخرج، وعلى أن يكون القبول نهائياً.
6. أن  لا يتضمن البرنامج دراسة أي مقررات عن بعد، وأن لا يكون البرنامج مهنياً أو مخصصاً للطلبة الأجانب.
7. أن لا يترتب على الانتقال زيادة في مدة البعثة تزيد عن مدة التمديد النظامي.
8. أن لا يسبب تغيير الجامعة انقطاع طويل غير مبرر عن الدراسة.
9. تأييد الملحقية للطلب. 

 

إنهاء البعثة


 
تنتهي بعثة الطالب وفقاً للضوابط التالية:
1. عند حصول الطالب/ـة على الدرجة المبتعث من أجلها وتخرجه من خلال تقديمه إفادة رسمية من الجامعة (وثيقة التخرج أو خطاب) يوضح إكمال الطالب لمتطلبات الدرجة وتاريخ تخرجه.
2. انقطاع الطالب عن الدراسة لمدة فصين دراسيين دون موافقة رسمية.
3. انتهاء بعثة الطالب نظاماً دون أن يحصل على الدرجة أو يحصل على تمديد بعثة.
4. تدني المستوى الدراسي للطالب وحصوله على معدل فصلي (أقل من 2/5) أو ما يعادلها، أو حصوله على إنذارات أكاديمية.
5. سوء السلوك أو عدم الالتزام بأنظمة وضوابط الابتعاث أو أنظمة البلد المبتعث إليه.​

​​

 الرحلات العلمية

يمكن للطالب الحصول على رحلة علمية وفقاً للضوابط التالية:
1. أن يكون الغرض من الرحلة العلمية جمع معلومات يتطلبها إعداد رسالة الماجستير أو الدكتوراه وإرفاق خطاب من الجامعة يوضح ذلك.
2. أن تكون الرحلة العلمية إلى المملكة العربية السعودية.
3. أن يكون الطالب يدرس في مرحلة الماجستير أو الدكتوراه.
4. أن لا تزيد مدة الرحلة العلمية عن 90 يوماً.
5. أن تكون بعثة الطالب مستمرة وأن لا تتجاوز مدة الرحلة العلمية تاريخ نهاية البعثة  الحالي.
6. أن لا يترتب على القيام بالرحلة العلمية أي التزامات مالية عن تلك المخصصة نظاماً للرحلة العلمية.
7. أن لا يكون قد سبق للطالب القيام برحلة علمية لنفس المرحلة الدراسية.
8. أن يرفق الطالب  موافقة المشرف على البحث وموافقة الجهة في المملكة التي سيجمع منها البيانات.
9. أن يرفق الطالب خطة البحث وأدوات الدراسة.​

 ​​​تغيير المحرم

يمكن للطالبة تغيير المحرم وفقاً للضوابط التالية:
1. وجود مبرر مقبول لتغيير المحرم مع إرفاق ما يدعم  المبرر (انتهاء إجازة المحرم، أسباب صحية، أو  غيرها).
2. أن يكون المحرم الجديد قد بلغ السن القانونية (مع ملاحظة أن بعض الدول تشترط على  المرافق المحرم أن يكون قد أنهى الثانوية العامة).
3. حصول المحرم الجديد على  التأشيرة المناسبة.
4. حصول المحرم الجديد - إن كان موظفاً - على إجازة استثنائية أو دراسية من جهة عمله تغطي مدة دراسة المبتعثة.
5. حصول المحرم الجديد - إن كان غير الولي الشرعي – على وكالة شرعية من الولي الشرعي لمرافقة المبتعثة طوال مدة دراستها.
6. إيقاف الصرف على المحرم السابق.​