تسجيل الدخول

استمارة حصر وتقويم أنواع الوثائق

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​يقصد بالوثيقة في هذه الاستمارة أي وعاء للمعلومات أنتجته الوحدة الإدارية المختصة أو استقبلته لتحقيق متطلبات العمل بها (مهما كانت قيمتها أو أهميتها أو أنواعها) .
تحفظ الوثائق مؤقتة الحفظ في الجهاز الحكومي .
تحدد مدة الحفظ بالسنة .
يبدأ احتساب مدة الحفظ من بداية السنة الهجرية التالية للواقعة التي تحدد بداية عمر الوثيقة.
يقصد بمدة الحفظ المدة التي يبدأ سريانها بعد البت النهائي في موضوع الوثيقة ، فإذا كان الموضوع لا يزال في أخذ ورد ، فإن أساس المعاملة يعاد دائماً للوحدة المختصة حتى يتم البت النهائي فيها .
المعني بالتقويم هي أصول الوثائق أو النسخ التي تحل محلها عندما تبعث الأصول خارج الجهاز .
النسخ التي تزود بها الوحدات الإدارية المختصة للعلم ، يتم التخلص منها بعد فترة محدودة تقدرها الإدارة حتى لا تتراكم هذه النسخ لديها ويكون هناك ازدواج في الحفظ ويقوم بالحفظ من ليس معنياً بها .
النسخ التي تزود بها الوحدة الإدارية للعمل بها تعتبر من أدوات العمل وليست للحفظ ، وتستطيع الوحدة الإدارية الحصول على نسخة بديلة إذا تلفت النسخة الأولى .

استمارة حصر أنواع الوثائق وتتكون من أحدا عشرا حقلاً

الاستمارة.png إرشادات تعبئة حقول الاستمارة​

الحقل الأول :أسم الجهاز الحكومي

1.png​​

الحقل الثاني:النشاط الإداري

2.png

االحقل الثالث:الوحدة الإدارية المختصة

3.png 

الحقل الرابع:مسلسل

4.png

الحقل الخامس:أسم الوثيقة

5.png



الحقل السادس:وصف الوثيقة والغرض منها

6.png


الحقل السابع :وعاء الوثيقة

7.png


الحقل الثامن:فئة الحفظ

8.png  الحقل التاسع:مكان الحفظ

9.png


الحقل العاشر :بداية الحفظ

10.png


الحقل الحادي عشر:مدة الحفظ​ في الجهاز للوثائق النشطة

11.png


مثال: لتعبئة استمارة حصر أنواع الوثائق

 


استمارة حصر لأنواع الوثائق الناتجة عن النشاطات الإدارية ، أو المتطلبة لها والمعلومات اللازمة عنها

p3.png