الإدارة العامة للإختبارات والقبول (بنات)

وكالة التعليم العام » الإدارات التابعة » الإدارة العامة للإختبارات والقبول (بنات) » إدارة الوثائق

إدارة الوثائق

الارتباط التنظيمي:

ترتبط مباشرة بالمديرة العامة للاختبارات والقبول.

القسم النسائي:

استقبال المراجعات(نساء) واستلام المعاملات وإكمال ما يلزم حسب الطلب.
إصدار بدل مفقود أو تالف للشهادات الدراسية لجميع المراحل الابتدائية والمتوسطة والثانوية ومدارس تحفيظ القران الكريم ومعاهد إعداد المعلمات التي اختباراتها مركزية .
إصدار بدل مفقود أو تالف للشهادات الدراسية التابعة لنظام نتائج ونظام نور .
تعديل البيانات الشخصية للطالبات في وثائقهن وفي السجلات وقسائم الاستمارات المحفوظة بالإدارة العامة للاختبارات والقبول بناءً على قرارات التعديل التي تصدر من مدراء التربية والتعليم في المناطق والمحافظات والأحوال المدنية .
دراسة قضايا التعديل في الوثائق التي تشكل على إدارات التربية والتعليم واتخاذ اللازم بشأنها وفق اللوائح والتعليمات المنظمة لذلك.
حفظ السجلات والنتائج وقسائم الاستمارات للشهادات العامة والوسائط الالكترونية التي تحتوي على نتائج الطالبات واسترجاع معلوماتها.
إصدار التعليمات والنشرات المنظمة للتعديل ومنح بدل مفقود أو تالف.
التحقق من صحة الشهادات الدراسية التي ترد استفسارات عنها من الجهات الرسمية في داخل وخارج المملكة والتأكد من أنها غير مزورة وإحالة القضايا التي ثبت تزويرها للجهات المختصة.
المصادقة على صور الشهادات الدراسية التي كانت اختباراتها مركزية بعد مطابقتها على السجلات وختمها بطبق الأصل.
دراسة قضايا الطالبات المحجوزة كشوف درجاتهن قبل عام (1423هـ/1424هـ) بسبب عدم وجود مستند رسمي أو لوجود ملاحظات جوهرية وفك الحجز عنها بعد توفر مسوغات فك الحجز.
إعداد تقارير دورية عن نشاط وإنجازات الإدارة ورفعها لمديرة عام الاختبارات والقبول.
ترجمة الشهادات.
الإشراف ومتابعة مشروع أرشفة السجلات .
القيام بأي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

القسم الرجالي:

استقبال المراجعين (الرجال) واستلام المعاملات منهم عند الضرورة وإرسالها للقسم النسائي لإكمال الإجراءات .
استخراج الدرجات والبيانات لإصدار بدل مفقود أو بدل تالف ويتم استخراجها من سجلات المناطق المحفوظة لديهم وتسجيل أن الطالبة منحت بدل بتاريخ كذا في نفس السجل أمام اسم الطالبة كاتبات بذلك .
العناية بالأرشيف والسجلات التي لديهم منذ بداية التعليم إلى عام 1422/1423هـ وتوفير البيئة المناسبة لحفظها من التلف , وترتيبها وتوزيعها على الموظفين .