الهدف العام:
تقديم المساندة النوعية المستمرة لإدارة الإيفاد
والابتعاث في مجال شؤون الموارد البشرية والشؤون المالية والاتصالات الادارية.
مهام الإدارة:
- تقديم مقترح للخطة التشغيلية للإدارة والاسهام في تطويرها واعداد ومتابعة تنفيذ الخطط التشغيلية لضمان توازنها مع اهداف الادارة العامة للإيفاد والابتعاث.
- تقديم الدعم للإدارات بالإدارة العامة للإيفاد والابتعاث وحصر الاحتياج من أثاث وأجهزة وسلف ومتابعة تأمينها وتسجيل العهد وإنهاء جميع الاجراءات اللازمة.
- التنسيق مع الإدارات الأخرى فيما يتعلق بالجوانب الادارية والفنية والخدمية ومتابعة متطلباتها داخل الادارة والرد على استفساراتها.
- تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والتجهيزات والمواد والعمل على توفيرها بالتنسيق مع الإدارات ذات العلاقة بالوزارة.
- تنظيم وحفظ الوثائق الخاصة بالإدارة بالطريقة التي تضمن سهولة استرجاعها والاستفادة منها.
- تعريف الموظفين بمهامهم الوظيفية وتوزيع العمل بينهم وتسليم مكتب المدير العام نسخة منها بعد توقيعها.
- متابعة وانهاء جميع الإجراءات الخاصة بالموظفين المتعلقة بما يلي: الإجازات والنقل والتكليف والانتداب والعمل الإضافي والدورات ونحوها.
- إعداد التقارير الدورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها واقتراح تطوير الأداء فيها ورفعها للمدير العام.
- متابعة الدوام، وحضور وانصراف الموظفين وحصر الغياب وفق البرامج المنظمة لذلك.
- التخلص من الملفات والسجلات وفق سياسة الاحتفاظ والاتلاف.
- تحديث الملفات بصفة دورية حسب الأنظمة واللوائح
- انشاء سجلات المكتب وتنظيمها وفهرستها وحفظها
- جمع وترتيب كافة البيانات والمعلومات ذات العلاقة بالوظيفة والمتعلقة بكفاءة وفعالية اتخاذ القرارات
- استلام البريد اليومي الوارد بعد التأكد من اكتمال كافة مشفوعاته ومن ثم توزيعه حسب التوجيهات.
- تصدير المعاملات الخاصة بالإدارة.
- القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها المدير العام في مجال الاختصاص
الارتباط التنظيمي
ترتبط بالمدير العام للإيفاد والابتعاث
الأقسام التابعة:
- ـ قسم خدمة الموظف
- ـ قسم الاتصالات الإدارية
- ـ قسم الشؤون المالية.