الهدف العام
تقديم خدمة سريعة للمستفيدين-من كافة الشرائح –بإتقان
وسرعة وجودة عالية لإنجاز معاملاتهم ومتابعة متطلباتهم ومقترحاتهم والعمل على
مواصلة التطوير والتحسين التي تتم بالتعاون مع كافة الجهات للوصول إلى ما بعد رضا
المستفيد وهو مرحلة (الإبهار، الإبداع، الابتكار).
المهام
- العمل على إقامة وإدامة علاقات عمل فعالة تخدم أهداف الإدارة وتعزز علاقاتها مع الإدارات الأخرى بجهاز الوزارة وادارات التعليم والجهات الحكومية وغير الحكومية ذات العلاقة.
- توجيه الدعوات والمخاطبات الرسمية للجهات المعنية في المناسبات الرسمية للإدارة العامة للإيفاد والابتعاث.
- متابعة مشاكل المستفيدين والتنسيق مع الجهات الداخلية في الإدارة العامة للإيفاد والابتعاث لحل هذه المشاكل وإرضاءهم.
- المشاركة في بناء وتحديث موقع الإدارة الإلكتروني وعمل التهيئة اللازمة التي تضمن أن يكون الموقع الإلكتروني تفاعليا مع زواره بالتنسيق مع ادارة التقنية والتحول الرقمي بالإدارة العامة للإيفاد والابتعاث.
- العمل على التواصل مع المستفيدين من خلال جمع وإضافة المواد المتعلقة بشؤونهم ومن ثم تسليمها للنشر بالتنسيق مع وحدة الاعلام والتواصل بالإدارة العامة للإيفاد والابتعاث لنشرها على موقع الإدارة.
- المشاركة مع ادارات واقسام الادارة العامة للإيفاد والابتعاث لنشر الإعلانات المتعلقة بمستفيدي الإيفاد والابتعاث.
- تقديم المعلومات والإجابات بشكل احترافي سريع ملائم بما يتناسب مع تساؤلات المستفيدين واستفساراتهم من خلال عدة قنوات التواصل.
- التركيز على عملية قياس رضا المستفيد كوسيلة لرفع جودة الخدمة المقدمة والتحسين المستمر لإجراءات تقديم الخدمة وأداء مقدم الخدمة بالتنسيق مع ادارة الجودة بالإدارة العامة للإيفاد والابتعاث.
- زيادة ثقة وانتماء المستفيدين بالإدارة من خلال تبني أفضل المعايير والممارسات في تقديم الخدمة للمستفيد وذلك عن طريق تصحيح المفاهيم لدى المستفيدين، وتكوين الانطباعات الإيجابية، ونشر ثقافة تقييم الخدمة لدى المستفيدين.
- إدارة حسابات الإدارة في مواقع التواصل الاجتماعي، والرد على المستفيدين.
- المساهمة في تنظيم المؤتمرات والملتقيات والمعارض وورش العمل والندوات العلمية المختلفة.
- الاشراف العام على جميع الفعاليات والانشطة على مستوى الادارة.
- تنسيق أنشطة كافة الوحدات والإدارات واعداد مسودة نشرها على الموقع الالكتروني وعرضها على المدير العام للاعتماد.
- المشاركة في اعداد التقرير السنوي لفعاليات وانشطة الوزارة.
- الاعداد للاجتماعات الدورية ذات العلاقة بالوظيفة وتوثيق محاضرها الكترونيا
- توزيع الأعمال والمهام بين المشرفين والموظفين، وتزويد المدير العام بصورة من ذلك.
- إعداد التقارير الدورية عن نشاطات الوحدة وإنجازاتها واقتراح تطوير الأداء فيها ورفعها للمدير العام.
- ترتيب سجلات الإدارة وتنظيمها وحفظ المعاملات الخاصة بها وفق آلية عمل الملفات والسجلات الإدارية.
- القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها المدير العام في مجال الاختصاص.
الأقسام التابعة
- قسم الاعلام والتوثيق
- قسم العلاقات والتواصل
- قسم خدمات المستفيدين
الارتباط التنظيمي
ترتبط بالمدير العام للإيفاد والابتعاث